Hace ya 10 años que ResourceSpace incorpora características que, incluso hoy en día, son una utopía en algunas herramientas de software que pretenden ofrecer soluciones de gestión de activos.
Estas características, además, reflejan la mentalidad visionaria de sus creadores ya que, a día de hoy, podemos ver que muchas de ellas han cambiado en cuanto a su modo de implementación pero no en su esencia.
En los posts de «Historia DAM», haremos un recorrido por las funcionalidades de todas las versiones anteriores de Resource Space hasta la actual, dividiéndolas en tres apartados: Nuevas funcionalidades, Mejoras y Estética.
Repasemos en este post la versión 2.2, de 11 de Agosto de 2009.
Nuevas funcionalidades
- Barra temática: una barra lateral izquierda que contiene colecciones temáticas, con secciones plegables: Introduce el concepto de que una colección o herramienta para agrupar un conjunto de activos, pueda ser categorizada e implementa una barra lateral en la que se puede desplegar la jerarquía de categorías para hacer la selección de activos muy sencilla y rápida.
- Creación automática de cuentas de usuario (crea automáticamente cuentas que pueden ser aprobadas) – Campos de registro de usuario personalizados – Selección del grupo de usuarios en el momento del registro: Pensando en facilitar la gestión de los usuarios y facilitar la vida al administrador del sistema, se incorpora la opción de que un usuario se pueda registrar por su cuenta y este registro quedará pendiente de aprobación por parte del administrador. Podemos, además, añadir campos personalizados, en el caso de necesitar solicitar información adicional a nuestros usuarios, y también podemos especificar a qué grupo de usuarios va a pertenecer el usuario que crea su registro. De esta manera podemos configurar el registro en la plataforma con varias opciones:
- El administrador crea la cuenta y el usuario recibe un correo de notificación,
- El usuario se crea la cuenta y el Administrador le aprueba y le asigna un grupo, o bien,
- El usuario se crea la cuenta y esta es automáticamente aprobada.
- Posibilidad de ver el contenido de los archivos Zip: Se implementan una serie de características que facilitan la gestión de vistas previas, la generación de previos de las páginas de documentos PDF de gran tamaño y resolución, y se definen nuevos iconos para cada tipo de contenido (en el caso de querer desactivar las vistas previas), lo que mostraría un icono de tipo de archivo como podría mostrar el explorador de archivos de nuestro sistema operativo.
- Funcionalidad Unoconv adicional (alternativas y vistas previas automáticas en PDF para archivos MS Office y OpenOffice): Se añade la integración de la herramienta «Unoconv», cuyo nombre proviene del inglés Universal Office Converter y que es una utilidad que convierte formatos de documento, lo que permite que se puedan mostrar como vista previa.
- Ingesta automática de ficheros: Primera versión de la herramienta de ingesta de ficheros en modo local, que permite definir una estructura de carpetas que la aplicación estará observando en un periodo de tiempo definido por el administrador. Los usuarios podrían tener acceso FTP a esa carpeta, o acceso de red si el servidor donde reside el DAM está en la red local. De esta manera, no es necesario usar el interface web para realizar ingestas, con lo que los usuarios podrán archivar los activos como si en una estructura de carpetas se tratara, y quedarían registrados por la aplicación.
- Reproductor de MP3 basado en Flash para previsualizaciones de audio: Se incluye un reproductor flash para poder reproducir en la web los activos de tipo audio que son convertidos a mp3, con independencia del formato de audio que subamos.
Mejoras
- Capacidad para denegar el acceso de escritura a los campos: Permite que, mediante permisos de usuario, decidamos qué campos pueden ser editados o no, limitando así el acceso a su escritura. Por ejemplo, puede que necesitemos que un grupo de usuarios vea todos los campos, pero tenga capacidades de edición sólo en un subconjunto de los campos y no en todos.
- Exiftool es Resource Type-smart, permitiendo diferentes mapeos para diferentes tipos: La herramienta Exiftool, que se utiliza para extraer y escribir metadata de forma embebida en los activos, permite diferentes mapeos de las etiquetas de metadatos con campos de documentación, teniendo en cuenta el tipo de recurso que es. Si hacemos tipos de recursos basados en tipos de media, es interesante poder hacer distintos tipos de mapeo, dependiendo de si es vídeo, audio, fotografía o documento.
- Capacidad para seleccionar el nivel de acceso cuando se envía un correo electrónico a usuarios externos. – Posibilidad de establecer una fecha de caducidad en la URL enviada a usuarios externos – Posibilidad de compartir varias colecciones a la vez: Como buena herramienta DAM, una de las funcionalidades más importantes es poder compartir el contenido. Estas tres características permiten definir el nivel de privilegios con los que el usuario externo accede a los activos que has compartido con él mediante correo electrónico. Además de limitar el nivel de privilegios, podemos definir una fecha de caducidad a partir de la cual, la URL que se ha enviado por correo ya no estará accesible y permite, además, compartir varias colección a la vez.
- Idiomas añadidos: Portugués brasileño, danés, ruso, croata, griego, chino, sueco: Se añaden las traducciones a estos idiomas.
- Refinar los resultados – Profundizar en los resultados de la búsqueda de forma continua: Se implementa una pequeña herramienta en formato de Plugin o módulo que permite precisar la búsqueda, es decir, que podemos buscar dentro de los resultados de una búsqueda.
- PDF Dynamic Rip optimiza los tiempos de procesamiento para PDFs extremadamente grandes y pequeños – Opción de deshabilitar la creación de miniaturas al subirlas – Posibilidad de encontrar temas y colecciones públicas en la búsqueda: Como ya hemos comentado en alguna ocasión, en esta herramienta DAM, las colecciones son una forma de agrupar y trabajar con conjuntos de activos. Por defecto, una colección es privada; si la compartes con otro usuario, es privada-compartida; si la haces publica, podrán verla todos los usuarios; y si la haces pública y le asignas una categoría temática, se convierte en un tema. A partir de esta versión, las colecciones públicas y los temas, aparecerán en los resultados de búsqueda.
- Búsqueda parcial de palabras clave en campos seleccionados – Búsqueda de fecha para campos de fecha añadidos por el usuario – Autocompletar campos de búsqueda simples: En cuanto a las búsquedas, se añade indexación parcial de campos, que permite buscar por sílabas, así como la búsqueda de fechas por campos añadidos por el usuario, y se implementa la funcionalidad de autocompletar los campos de búsqueda con los los resultados posibles del índice.
- Script batch multi hilo para miniaturas: Se implementa la funcionalidad de regeneración de miniaturas y previos en un proceso por lotes.
- Capacidad para ocultar tipos de recursos específicos de grupos de usuarios: Permite definir qué tipo de recursos puede ver cada grupo de usuarios. Por defecto, cuando se crea un grupo, éste tiene visibilidad de todos los tipos de recursos. En esta versión ya se permite modificar y ocultar los tipos de recurso que ese grupo puede ver o no.
- Agregar fácilmente texto personalizado del sitio y entradas de ayuda: Los textos del interface se pueden agregar y modificar en la propia web, adaptándolos al contexto y al nivel de formalidad que precisemos.
- Capacidad para establecer extensiones permitidas por tipo de recurso: Con las miras puestas en la seguridad, se añade la opción de definir qué extensiones se permiten para cada tipo de recurso. Con esta funcionalidad, podemos garantizar que un usuario no sube una fotografía a un tipo de recurso que es de audio o al contrario.
- Posibilidad de cargar por lotes archivos alternativos: Se añade la opción de subida por lotes de archivos alternativos.
- Nombrar fácilmente una nueva colección al crearla desde el panel de colecciones – Selección opcional de recursos basada en casillas de verificación: Mejora de la usabilidad, tanto a la hora de nombrar una colección o bien poder seleccionar los recursos que pertenecen a ella, con un checkbox en la miniatura del recurso.
Estética
- Nuevos iconos predeterminados sin vista previa pueden indicar visualmente los tipos de archivos (gracias a Crystal Project y Jeff Harmon) – Permite definir que información de campos personalizados queremos mostrar en las miniaturas grandes – Se mejora el resultado que refleja más específicamente los criterios de búsqueda: En cuanto a interface, permite definir qué información queremos que aparezca en la parte de abajo de una miniatura grande, lo que resulta tremendamente interesante dado la variedad de clientes y necesidades que nos vamos a encontrar. Además, resalta de forma inteligente (subrayado), los términos utilizados en las búsquedas.
- Integración con PHPmailer para permitir emails con plantillas HTML: Con el ánimo de respetar tu imagen de marca y ofrecer una herramienta que le dé consistencia, se incorpora este motor de correo electrónico basado en plantillas HTML que te permite usar HTML para compartir tus activos y colecciones.
- Más fácil de añadir temas CSS/gfx personalizados: En esta versión se facilita la posibilidad de crear temas visuales en CSS para poder adaptar la plataforma a la estética de los usuarios.
Como veis es un set de funcionalidades muy orientado a las necesidades DAM incluso hace 10 años.
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