ResourceSpace es una aplicación web para la gestión de activos digitales, un archivo que permite guardar tus fotos, vídeos, documentos y audios, para que puedas organizarlos a través de palabras claves o etiquetas, buscarlos fácilmente cuando los necesites y compartirlos con amigos o compañeros de trabajo y clientes.
¿Por qué necesitas una herramienta como ésta?
Es cierto que existen otras opciones que puedes usar en lugar de una herramienta como ResourceSpace: puedes guardar todos tus archivos multimedia en tu PC y sacar copias de seguridad en discos duros extraíbles o cualquier otro método, ya que si no haces copias de seguridad te arriesgas a perder todos tus activos. O también puedes utilizar almacenamiento en la nube, como una cuenta Google Drive, Dropbox, Mega o cualquier otro proveedor de almacenamiento que te permite subir tus activos a un lugar seguro.
La parte negativa de estas soluciones es que, si bien son espacios que te permiten crear carpetas y buscar por el título de los documentos o archivos que subes, no tienen muchas funcionalidades en cuando a documentar cada recurso, hacer versiones de los mismos automáticamente o usar tu imagen corporativa cuando compartes tus recursos.
La mayoría de estas plataformas tienen un plan gratuito que incluye unos cuantos GigaByte de almacenamiento y a partir de esa cantidad tienes diferentes precios para distintas cantidad de espacio, pero realmente no te aportan más funcionalidad. La ventaja de ResourceSpace en este sentido es que es gratis y siempre lo será.
Otra posibilidad si tu contenido consiste exclusivamente en fotografías y vídeos, es usar una herramienta mas «inteligente», como puede ser Google Photos, que organizara tus fotos de forma automática extrayendo la información interna o metadatos de los archivos, y con esta información google sabrá donde y cuando han sido tomadas las fotos, objetos y personas que aparecen en ellas. A través de su asistente te propondrá animaciones o montajes con fotos que sean similares y que admitan la posibilidad de hacer un collage. Estas aplicaciones tienen también características de redes sociales y te notificarán con contenido el tipo «un dia como hoy hace 2 años» y cosas así.
Que duda cabe que, para un archivo personal o familiar, sin duda representa una magnifica solución tus fotos en la nube, seguras, gratis, organizadas y asociadas a tu cuenta de correo de google, lo que quiere decir que google tendrá mucha información sobre ti, tus vacaciones, tu familia, tus viajes… No se si ésto representa una buena herramienta para tu archivo profesional o empresarial. Una herramienta como ResourceSpace, te permite acceder a toda esa funcionalidad de una forma privada, en tu propia nube y tambien gratis, tan solo tendrás que invertir en el almacenamiento en la nube necesario para guardar tu archivo, que a día de hoy se puede traducir en unos 12€ mensuales para unos 80GB de almacenamiento, un coste mas que asequible cuando el contenido tiene cierto valor y requiere privacidad.
¿Que te aporta ResourceSpace?
ResourceSpace te permite disponer de tu propia nube (también lo puedes instalar en un servidor o PC en tu oficina/casa).
- Se puede instalar sobre una infraestructura abierta y estándar.
- Se puede personalizar para adaptarse a tu imagen corporativa.
- Se puede configurar para adaptarlo al flujo de trabajo más conveniente a tu archivo, el ciclo de vida de tus activos y las necesidades de comunicación con tus clientes.
- Puedes extraer información de los archivos que subes de forma automática.
- Puedes configurar la generación de diferentes formatos y resoluciones por cada contenido que se sube.
- Te permite crear usuarios con diferentes niveles de privilegios y controlar así el acceso al contenido de la forma más conveniente.
- No pierdas más tiempo buscando entre cientos de correos electrónicos.
- No quemes tu contenido usando siempre el mismo por la comodidad de tenerlo a mano, encuentra fácilmente entre todo lo que tienes.
- Busca en bancos de imágenes libres de derechos como pixabay y descarga a ResourceSpace aquella imagen que necesitas para tus proyectos.
¿Cuanto cuesta ResourceSpace?
La aplicación es Open Source (Código abierto) y por lo tanto gratuita. Puedes copiar su código, instalarlo y modificarlo a tu conveniencia, por lo tanto es gratis y siempre será gratis. Tu compromiso debe ser respetar los créditos que se incluyen en los ficheros de aplicación cuando te la descargas, que hacen referencia a las licencias de todos los componentes que se utilizan en ResourceSpace.
Si bien la aplicación es gratuita, no quiere decir que no tenga un coste. Poner en marcha una plataforma DAM basada en ResourceSpace, se puede hacer de dos formas posibles: contratar a alguien con el conocimiento necesario para instalar y configurar tu plataforma, o hacértelo tu mismo. Puede ser que ya dispongas de un servidor y almacenamiento suficiente para hacerlo o puedes contratar un hosting en internet con el servidor y almacenamiento necesarios.
Si necesitas una herramienta DAM para ti o para tu negocio, una posibilidad para ponerla en marcha de una forma rápida y segura, es ponerte en contacto con el fabricante, Montala. En su tabla de precios podrás comprobar que te ofrecen dos opciones: la más económica es la instalación sobre tu infraestructura, de manera que tienes que facilitarles una conexión remota a tu servidor y tu almacenamiento, para que ellos te instalen la aplicación y te den una pequeña formación inicial para que puedas manejarte, todo en un perfecto inglés y por el módico precio de algo más de 4.000€/anuales. Si necesitas un nivel más alto de dedicación por su parte, con más formación para un equipo de trabajo y un soporte telefónico prioritario, así como tareas de mantenimiento de tu sistema, estaríamos hablando de algo más de 6.000€/anuales.
Si tu planteamiento es más un visión Cloud de la solución, de manera que ellos te proveen no solo del software, sino también de la infraestructura en la nube, tienes opciones de precios que irán desde algo más de 3.000€ hasta los 48.000€, dependiendo del nivel de servicio e infraestructura que necesites.
| 4.020€/anuales | 6.780€/anuales | ||
|---|---|---|---|
| Tu infraestructura | Soporte continuo que incluye la configuración de actualizaciones y correcciones de errores ilimitadas | Soporte prioritario que incluye configuración de actualizaciones y corrección de errores ilimitada | |
| Funciones básicas del sistema configuradas | Amplias sesiones a bordo con nuestro equipo de consultores de DAM | ||
| Formación de hasta dos administradores para cubrir las funciones principales | Sesiones de formación para incluir funciones avanzadas – para grupos de hasta seis personas | ||
| Comprobación anual de la salud para garantizar el valor máximo | Revisión de salud trimestral para revisar el uso y establecer metas. | ||
| Tiempo extra para integraciones empresariales – Single Sign-On, CMS, API. | |||
| Una instancia de prueba independiente para probar los cambios antes de la implementación. | |||
| Cloud | 3.420€/anuales | 8.220€/anuales | 13.500€ anuales |
| 500 GB | 2.5 TB | 7.5 TB | |
| Soporte continuo que incluye la configuración de actualizaciones y correcciones de errores ilimitadas | Soporte continuo que incluye la configuración de actualizaciones y correcciones de errores ilimitadas | Soporte prioritario que incluye configuración de actualizaciones y corrección de errores ilimitada | |
| Funciones básicas del sistema configuradas | Integración avanzada con el consultor de DAM; permisos y flujos de trabajo complejos | Amplias sesiones a bordo con nuestro equipo de consultores de DAM | |
| Formación de hasta dos administradores para cubrir las funciones principales | Comprobación semestral del estado de salud para ajustar con precisión su sistema | Revisión de salud trimestral para revisar el uso y establecer metas | |
| Comprobación anual de la salud para garantizar el valor máximo | Servidores de alta especificación | Su propio servidor dedicado para máxima seguridad física y rendimiento | |
| Consultoría y asesoramiento regular por parte de nuestro equipo de éxito de clientes | Tiempo extra para integraciones empresariales – Inicio de sesión único, asistencia de CMS, API | ||
| Una instancia de prueba independiente para probar los cambios antes de la implementación. | |||
Como el software es de código abierto y por lo tanto gratuito y no vas a tener que pagar ninguna licencia en ningún momento, otra opción es “Haztelo tu mismo”, que es una opción muy considerable y supone un ahorro de costes muy interesante. Además, si lo que quieres es montar una plataforma para alguno de tus clientes, podrás dar servicio de gestión de activos y archivo multimediam generando unos ingresos recurrentes mediante la facturación de este servicio.
¿Cómo puedes hacerlo tu mismo?
Lo único que necesitas es conocimiento, el mismo conocimiento que necesitas para instalar y configurar una aplicación como WordPress, Joomla, Prestashop o cualquier aplicación web basada en PHP y entorno LAMP ( Linux, MySQL, Apache y PHP). Estoy seguro de que muchos de vosotros ya habéis tenido más o menos experiencia con alguna de estas aplicaciones web. Si no tenéis conocimientos o habilidades en este sentido, lo único que necesitas es tiempo y compromiso, ya que en internet tienes infinidad de tutoriales de como instalar y configurar los elementos necesarios para hacer funcionar una aplicación como esta.
Familiarízate con la tecnología de máquinas virtuales para poder aprender a instalar y configurar estas aplicaciones en tu propio PC, ya sea Windows o Mac, sin invertir nada durante tu aprendizaje.
Familiarízate con los servidores virtuales privados o servidores dedicados en compañías hosting. Los VPS suponen una solución ideal para una instalación inicial en la que experimentar o incluso poner en producción cuando tus necesidades de almacenamiento no superen los 50-80 GB (entre 3-5€ mensuales), si tus necesidades requieren más almacenamiento deberás optar por una solución de servidor dedicado, que puede costarte unos 80€ al mes por 16TB de espacio.
Ya tienes tu máquina virtual para hacer pruebas, solo tienes que seguir las instrucciones de esta página para realizar la instalación. Las instrucciones de instalación de esta página están orientadas a personal de sistemas con amplio conocimiento en Linux, servidores y bases de datos.
Una buena alternativa a buscar los tutoriales sobre como crear maquinas virtuales con Linux, instalar MySQL, Apache y PHP, que normalmente vas a encontrar orientados a la instalación de WordPress u otros CMS más conocidos, es localizar toda esta información en una sola página web y orientada específicamente a ResourceSpace y preferiblemente en castellano y que tenga en cuenta las dificultades que un usuario que se aventura en el mundo e la gestión de activos digitales se va a encontrar.
Este sitio es zonadam, una academia online a la que te puedes suscribir y en la que encontrarás, tutoriales, artículos sobre gestión de activos digitales y lo más importante, cursos en video que te explicaran paso a paso cómo preparar tu entorno, instalar la aplicación, configurar sus opciones y extender sus funcionalidades a través de sus plugins.
Dependiendo de tu tiempo y nivel de compromiso, con una inversión de 10€ mensuales, conseguirás adquirir, en un periodo de 3 a 6 semanas, todo el conocimiento necesario para iniciarte en este mercado, poder cubrir las necesidades de archivo que tengas para tu empresa o, con un poco mas de practica y de dedicación, ofrecer servicios de consultoría y gestión a tus clientes.
Echa un vistazo a la página, apúntate en el newsletter para mantenerte informado de las novedades y para recibir la guía de instalación y configuración completa en PDF y si sigues interesado en aprender sobre estas habilidades que se demandan cada día mas…
Suscríbete a ZonaDAM y aprende como instalar, configurar y sacar partido a ResourceSpace, una de las herramientas Open Source más potentes que existen. Con tu suscripción mensual en la academia zonadam, tienes la opción de aprender a instalarlo y configurarlo en uno de tus servidores, ya sea físico o virtual, o bien puedes empezar a usar el sistema DAM que se incluye con tu suscripción con un espacio de almacenamiento de 2GB, como alumno de zonadam. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
