¿Estas usando Sharepoint como si fuera una herramienta de gestión de activos digitales? Posiblemente tu empresa ya utiliza herramientas Microsoft y has pensado que es prácticamente lo mismo este sistema de almacenamiento y compartición que usar una herramienta DAM, ¿verdad?
Bueno, dejame decirte que no es exactamente lo mismo. De hecho, SharePoint no es un verdadero sistema DAM en absoluto. Aunque comparte algunas de las mismas habilidades básicas, fue concebido con una función principal distinta y no puede ofrecer la misma experiencia, ni la riqueza de funcionalidad de las herramientas de Gestión de Activos Digitales. Así que si estas usando SharePoint pensando que ya tienes un DAM, o te estas preparando para configurar un SharePoint como herramienta DAM, es posible que te lo quieras pensar dos veces después de leer este post.
Hay algunos procesos que llevamos a cabo sin ni siquiera pensarlo, y Microsoft nos ha proporcionado desde siempre herramientas para la edición de texto y para hacer presentaciones, por lo que no es de extrañar que SharePoint, la herramienta de compartición y elaboración corporativa nos sea familiar a muchos de nosotros y haya muchos responsables de tecnología familiarizados con ella, pero ¿estamos usando esta herramienta simplemente por que la tenemos en nuestro escritorio o hemos analizado sus funcionalidades como archivo?.
Para aquellos menos familiarizados con SharePoint, la plataforma proporciona un centro en el que los diferentes usuarios dentro de la misma organización pueden obtener permiso para acceder el material de otros usuarios. Por ejemplo, el equipo de ventas, que tendrá su propio SharePoint puede tener acceso al sitio SharePoint del equipo de marketing, con el fin de descargar la última versión del logotipo de la marca o para utilizar diseños promocionales.
Todos los sub-sitios pertenecientes a los diferentes departamentos se conectan a la base de datos de la empresa SharePoint central. Pero, ¿hasta qué punto SharePoint puede competir con soluciones de gestión de archivos especializada?. El software Professional Digital Asset Management (DAM) ha sido diseñado con el propósito de crear, almacenar, optimizar y distribuir archivos como imágenes, videos, y documentos, y es esta definición la que puede llevar a confusión en el mundo DAM, con usuarios que piensan que SharePoint realiza las mismas funciones.
¿Así que estás usando SharePoint?
SharePoint herramienta popular que proporciona un espacio de trabajo que facilita la colaboración entre equipos, y a primera vista, puede parecer que tiene las mismas prestaciones de un sistema DAM. Al tratarse de un producto de Microsoft, es posible que tu empresa haya adoptado la plataforma para facilitar el proceso de implementación, siendo hoy en día una herramienta común entre las empresas.
El software en sí mismo ofrece capacidad básica de almacenamiento de archivos; diseñado para ayudar a las empresas conectan departamentos entre sí, la biblioteca de documentos presenta un espacio para almacenar, organizar y compartir activos a los que se puede acceder a través de un navegador web en un variedad de dispositivos.
Pero, ¿esto lo convierte en un sistema DAM? La respuesta, técnicamente, es NO. SharePoint te permite realizar un archivo básico, guardar, ver y compartir. Para los que tienen poca experiencia en necesidades DAM, SharePoint puede servir como una versión ligera de DAM; pero para organizaciones profesionales para las que los archivos digitales constituyen una parte esencial de su misión, infraestructura y prácticas de trabajo, tienen que contemplar una opción DAM seriamente, y estas son las razones.
¿Cómo se mide SharePoint contra un verdadero DAM?
Aunque a veces se confunde como tal, SharePoint no entró en el mercado como un verdadero sistema DAM. Compartiendo algunas de las mismas habilidades, posee un conjunto separado de funciones básicas que, en última instancia, pueden ser utilizadas para reemplazar una plataforma DAM, pero solo para aquellos casos en los que se hacen búsquedas de una forma rudimentaria. SharePoint es una herramienta que se puede personalizar, pero esto requiere una configuración complicada y en muchos casos desarrollo, por lo que vamos a comparar SharePoint con un sistema DAM, teniendo únicamente en cuenta, funcionalidades que entendemos que existen “al sacarlo de la caja”.
Tamaño y tipo de archivos
Un sistema DAM está diseñado específicamente para tratar y dar soporte a grandes volúmenes de contenido, como fotografías y vídeos, y te permitirá trabajar con activos que tienen un tamaño de cientos de GB. En contraste con esto, SharePoint impone una restricción de sólo 10 GB para la carga de archivos. El software de gestión de activos digitales te ofrece la libertad de trabajar en todos los tamaños y formatos de archivo mientras que SharePoint soporta menos formatos.
Usabilidad
SharePoint fue creado pensando en los equipos técnicos, administradores de sistemas y responsables de IT de las compañías, por lo que si no eres uno de ellos, te puede costar mucho esfuerzo y tiempo llegar a configurar una solución SharePoint con la funcionalidad y facilidad de uso que puedes tener con una plataforma DAM. Es una realidad que puedes instalar y configurar un sistema DAM en cuestión de minutos y la formación de los usuarios te puede llevar, digamos, un par de horas, mientras que, aunque dispongas de los recursos técnicos necesarios, una solución SharePoint representa la implementación de un proyecto a gran escala.
Personalización
Un sistema DAM profesional se puede personalizar completamente para cumplir con los requisitos de tu negocio o necesidades, con opciones para personalizar la interfaz de acuerdo a tu imagen corporativa, en la mayoría de los casos desde la propia interfaz de usuario. SharePoint necesita un alto nivel de desarrollo para ofrecer diseños personalizados para pantallas de inicio de sesión y plantillas de correo electrónico.
Conclusión
Aunque SharePoint sea capaz de llevar a cabo algunas de las funciones básicas que realizamos con una herramienta de gestión de activos, no puede funcionar por sí solo como un DAM. Aunque en SharePoint puedes subir archivos, no tienes las mismas capacidades de conversión de formatos y, sobre todo, de tamaño, ni la gestión de metadatos avanzados. La funcionalidad básica de SharePoint puede ser suficiente para aquellos que buscan gestionar y compartir una pequeña cantidad de archivos originales, pero para aquellos que desean procesar grandes lotes y mejorar sus fotografías, vídeos y audios, una herramienta DAM nativa es la mejor solución posible.
Suscríbete a ZonaDAM y aprende como instalar, configurar y sacar partido a ResourceSpace, una de las herramientas Open Source más potentes que existen. Con tu suscripción mensual en la academia zonadam, tienes la opción de aprender a instalarlo y configurarlo en uno de tus servidores, ya sea físico o virtual, o bien puedes empezar a usar el sistema DAM que se incluye con tu suscripción con un espacio de almacenamiento de 2GB, como alumno de zonadam. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
