Con la llegada de la tecnología basada en la nube, la gama de soluciones de almacenamiento de archivos para las empresas ha aumentado drásticamente. Mientras que antes era bastante sencillo elegir el software adecuado para tus necesidades, ahora hay literalmente cientos de opciones a tener en cuenta.
Uno de los más conocidos es Dropbox, que ha ido ganando popularidad en los últimos años. ¿Pero en qué se diferencia Dropbox de los sistemas DAM tradicionales? ¿Cuáles son sus características y limitaciones?
Y lo más importante, ¿cuál es la opción correcta para ti?
La diferencia está en el nombre
En primer lugar, definamos exactamente qué es Dropbox: un servicio de compartición de archivos basado en la nube. Por otro lado, DAM son las siglas de Digital Asset Management.
La diferencia entre los dos está en sus nombres: Mientras que Dropbox es un servicio de compartición de archivos que tiene algunas pocas opciones para la gestión de activos, DAM basado en la nube, tiene una misión mucho mayor.
El software DAM se centra en todo lo que tiene que ver con la gestión de activos: una parte de ello es el almacenamiento de archivos basado en la nube, pero también hay mucho más.
Piensa en Dropbox como una versión digital del archivador. Los archivos y carpetas se almacenan dentro de ella, y pueden ser sacados o colocados y compartidos con otras personas. DAM es toda la organización de tu oficina: incluye los archivadores, pero también el equipo que etiqueta, clasifica y encuentra esos archivos, y los empleados que pueden utilizarlos para diferentes propósitos.
Las características que te importan
La parte clave de cualquier DAM o servicio de compartición de archivos en la nube, son las características que ofrece y cómo afectan a tu negocio o al de tus clientes. La diferencia entre Dropbox y un sistema DAM está en los detalles de estas características.
Archivos y Formato
En su forma más simple, tanto Dropbox como un sistema DAM, ofrecen un lugar para que almacenes digitalmente tus archivos. Sin embargo, Dropbox a menudo limita el tamaño y el tipo de archivo que puedes subir. Si sólo utilizas archivos estándar como documentos de Word, PDF y JPEG, entonces Dropbox probablemente estará bien.
Pero si trabaja con archivos y carpetas de mayor tamaño, incluidos archivos de InDesign, imágenes RAW, presentaciones completas y archivos 3D, es probable que necesites un sistema que pueda manejar archivos de mayor tamaño en una mayor variedad de formatos.
La gran diferencia entre Dropbox y el software DAM se encuentra en si necesitas esos archivos en un formato diferente: Con un simple servicio de intercambio de archivos como Dropbox, todo lo que puedes hacer es descargar esos archivos a medida que se almacenan en el servidor. Cualquier cambio de formato tendrás que realizarlo tu mismo utilizando herramientas externas.
Pero si utilizas un sistema DAM eficaz como ResourceSpace, puedes convertir instantáneamente los archivos a cualquier tamaño, calidad o formato que necesites. Esta transformación y transcodificación es una característica clave de los sistemas DAM que no encontrarás en Dropbox y puede marcar una gran diferencia para las organizaciones que operan en múltiples plataformas.
Ahorra tiempo y esfuerzo a los miembros del personal y, sin duda, limita la demanda de pequeños cambios en los archivos y formatos por parte de los equipos creativos y de diseño.
Compartir y contabilizar
La capacidad de obtener archivos rápidamente en el formato que necesitas hace que la publicación en medios sociales y sistemas de gestión de contenidos sea rápida y sencilla. Aunque puedes compartir archivos a través del correo electrónico y de los medios sociales en Dropbox, los usuarios a menudo tendrán que iniciar sesión en Dropbox para descargarlos.
Con un buen sistema DAM, puedes enviar activos directamente a tu destino final, con una gran cantidad de integraciones de terceros.
No es necesario que confíes en que otras personas tengan una cuenta de Dropbox o que visiten el sitio web de Dropbox cuando compartan documentos o fotos, un sistema DAM puede crear fácilmente una URL segura para compartir, lo que también ayuda a mantener la imagen de tu marca o negocio. Además, una de las grandes ventajas adicionales de un sistema DAM es la posibilidad de personalizar la interfaz con la misma estética que tu página web y el resto de aplicaciones, siendo una extensión de tu marca.
Con Dropbox, puedes compartir archivos o carpetas individuales con clientes, pero con un sistema DAM como ResourceSpace puedes compartir colecciones enteras, manteniendo separadas varias colecciones de activos y dando privacidad a los grupos de usuarios.
Búsqueda y localización
Aunque tanto los sistemas Dropbox como los DAM tienen funcionalidad de búsqueda, la diferencia está en la complejidad.
Con Dropbox, puedes buscar nombres de carpetas y títulos de archivos (si los conoces). Pero si estás buscando un producto específico, por ejemplo una imagen de un «abrigo negro con tres bolsillos y una capucha», a menos que tus activos sigan una convención de nomenclatura bien organizada, es muy posible que tengas dificultades para encontrarlo. La mayoría de las veces, los títulos de tus archivos son algo así como «IMG1038.jpg».
Pero los sistemas DAM te proporcionan más poder a la hora de buscar, gracias a los metadatos. Los usuarios pueden introducir sus propios datos en cada archivo, etiquetando todas las palabras clave que sean relevantes, y el software también puede extraer los metadatos contenidos en los documentos e imágenes.
Esto significa que la búsqueda de un «abrigo negro con tres bolsillos y capucha» puede devolver todas las imágenes que contienen este producto y no solo el archivo que se llame así. También puede buscar por tipo de activo y también por fecha, ordenando inteligentemente por archivos de la más alta calidad. Los sistemas DAM como ResourceSpace te permiten incluso buscar por geolocalización, para que puedas encontrar imágenes tomadas en vacaciones en una determinada región del mapa, o si se trata de una agencia, tomadas por el estudio de Nueva York o Sydney, si las necesitas.
Flujo de trabajo y gestión
Una última diferencia clave entre los sistemas Dropbox y DAM son las opciones que se obtienen en cuanto a flujos de trabajo, permisos y supervisión.
Con Dropbox, puedes compartir un archivo con otro usuario con permisos solo para verlo, o puedes darles la opción de editarlo y eliminarlo. Los sistemas DAM te dan mucho más control sobre quién tiene acceso a tus activos (en base a archivos y carpetas), y qué pueden hacer con ellos.
Los gerentes podrán ver exactamente quién está accediendo a qué archivos y qué modificaciones han estado haciendo, con acciones de flujo de trabajo que ayuden a las mejores prácticas empresariales, promuevan la colaboración y garanticen la supervisión. Los usuarios pueden enviar archivos para su revisión, y los supervisores pueden rechazar, archivar, aprobar y publicar.
Quizá lo más importante es que, a diferencia de Dropbox, los sistemas DAM como ResourceSpace ofrecen opciones de versionado completas: siempre podrás volver atrás después de que se hayan hecho los cambios, paso a paso o a versiones anteriores, asegurándose de que nada se pierda por error. Las revisiones por lotes de activos también están disponibles para grandes colecciones que pueden necesitar ser editadas.
¿Tareas básicas o flexibilidad y control total?
Dropbox fue creado originalmente con una orientación al cliente y más tarde se expandió para incluir opciones de negocio. Por el contrario, los sistemas DAM siempre se han centrado en las empresas y organizaciones. Esta es, quizá, la diferencia principal en la que hay que centrarse.
Por lo tanto, aunque Dropbox, a medida que sigue desarrollándose, puede realizar algunas de las pequeñas características que un sistema DAM puede ofrecer, en comparación todavía tiene un alcance muy limitado. Por otro lado, el software de DAM puede proporcionar todo lo que hace Dropbox y mucho más.
Para tareas sencillas de compartición de archivos basadas en la nube, si para ti no es importante compartir respetando tu imagen de marca, Dropbox será probablemente suficiente. Pero si quieres compartir archivos de forma segura, encontrar activos rápidamente, organizarlos de forma efectiva, administrar carpetas de varias maneras y convertir archivos a diferentes formatos, necesitarás el software DAM como ResourceSpace.
Todo se reduce a “para qué lo necesitas” y «cómo lo vas a usar». Por lo tanto, elige el software DAM en lugar de Dropbox si:
- Tienes cientos de archivos que necesitas encontrar y a los que acceder fácilmente.
- Necesitas dar acceso a varios usuarios con diferentes niveles de permisos.
- Quieres compartir archivos y carpetas de forma segura.
- Necesitas supervisión y gestión de todos sus activos.
- Deseas flexibilidad para hacer algo más que almacenar y compartir archivos.
ResourceSpace puede hacer todo lo anterior, y tiene muchos más beneficios que ni siquiera he mencionado todavía.
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