Cuando se trata de configurar un nuevo sistema de gestión de activos digitales, los procedimientos que debes seguir dependerán del tipo de plataforma DAM que estés utilizando y del tipo de software DAM que hayas elegido.
Pero, independientemente del tipo de sistema por el que optes, tendrás que pensar en varios aspectos y algunos puntos clave, sea cual sea la plataforma que hayas elegido. Y esos aspectos son los siguientes:
1.- Definir, organizar y analizar tus activos.
Lo primero a tener en cuenta es qué necesidades tienes. Haz un inventario de todos tus activos y empieza a organizarlos para que sepas exactamente qué tipo de activos son (y cuántos). También tendrás que calcular cuánto y cómo esperas que tus activos crezcan con el tiempo, ya que querrás asegurarte de que dispones del tipo de almacenamiento adecuado para satisfacer la demanda.
También vale la pena considerar a qué activos tienes que acceder regularmente y quién debe hacerlo. Esta visión general te ayudará a tomar decisiones sobre cómo utilizar tu herramienta, y será clave para elegir la mejor plataforma de Gestión de Activos Digitales para tus necesidades.
2.- Piensa en tus necesidades de seguridad
Mientras analizas tus activos y planificas tus necesidades de acceso, también deberías pensar en la seguridad. La implementación de tu sistema DAM dependerá de los tipos de autenticación y de los niveles de seguridad requeridos para ti, para tu empresa o para tu cliente.
Concéntrate en cómo y dónde se almacenarán los archivos y cómo se protegerá la información confidencial. Ésto puede afectar a tu decisión de elegir entre un sistema DAM en la nube o alojado, lo que a su vez cambiará la configuración de tu DAM.
3.- Evalúa tu configuración de IT actual
Para que un sistema DAM funcione de manera eficiente, necesitará contar con una sólida infraestructura de IT que lo respalde, con los servidores adecuados y el almacenamiento conveniente.
Aquí es donde una instalación basada en la nube puede ser muy interesante, ya que no tendrá que depender de la configuración de IT actual ni de las capacidades del equipo técnico interno.
El equipo de IT no tendrá que preocuparse por el alojamiento o la integración en sus procesos existentes, ya que las mejores plataformas DAM como ResourceSpace, ofrecen una variedad de opciones de soporte y configuración que se adaptan a tus necesidades.
En raras ocasiones, es posible que necesites alojar el software DAM localmente. En estas circunstancias, deberás conectar con los sistemas de IT y asegurarte de que dispones de las instalaciones de almacenamiento adecuadas y de una configuración de servidor que proporcione lo que necesitas. Pero al usar software DAM de código abierto como ResourceSpace, tendrás acceso gratuito e ilimitado para configurar todo tú mismo: sólo tienes que descargar los archivos, instalarlos y ya está.
Para ello, te recomendamos seguir nuestro tutorial de cómo instalar un gestor de máquinas virtuales Oracle Virtual Box para después ver cómo instalar Vagrant y por último, cómo instalar Resource Space en tu máquina local como práctica para preparar tu infraestructura.
4.- Planificar cómo se almacenarán las carpetas, archivos y documentos.
La belleza de un sistema DAM es que es completamente flexible, y es fácil cambiar las estructuras de metadatos, aunque siempre ayuda a empezar con una buena planificación sobre cómo se organizarán sus activos.
Habla con aquellas personas que interactuarán y utilizarán el software DAM diariamente y planifica las estructuras que funcionarán para esos flujos de trabajo, facilitando así el acceso a las carpetas más utilizadas.
La estructura de los metadatos siempre se puede alterar, pero tener un plan general dará sus frutos a largo plazo.
5.- Tomate el tiempo para formar a los usuarios
Existen muchas ventajas y características diferentes de la Gestión de Activos Digitales, pero para que algunas funcionen de forma eficaz, es necesario configurarlas correctamente y saber utilizarlas.
En algunos casos, la herramienta la usaras tu solo, pero quizá estés pensando en instalarla en tu empresa, o bien a uno de tus clientes. En este caso es primordial que te tomes tu tiempo en definir y establecer un flujo de trabajo y realizar una formación de los usuarios, asegurándote de que todos entienden que es lo que tienen que hacer y cómo hacerlo.
Tómate tu tiempo también para definir los parámetros de la documentación y las listas de opciones de los campos de metadatos, definir las etiquetas de cada campo y, si es posible, escribir un pequeño manual de uso para los documentalistas. Ésta es la oportunidad de hacer una consultoría con tus clientes o los usuarios de tu empresa, si estás pensando en instalarlo para mejorar vuestras funcionalidades en gestión de activos.
Suscríbete a ZonaDAM y aprende como instalar, configurar y sacar partido a una de las herramientas Open Source más potentes que existen. Aprende a realizar una consultoría de gestión de activos para ser capaz de hacer un despliegue en tu empresa y convencer a tu jefe de que esta es la herramienta que se necesita tener, gratis profesional y flexible. Enamora a tus clientes con servicios adicionales de gestión de contenido o instalando y manteniendo sus plataformas DAM como una de tus fuentes de ingresos. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
